Die datenschutzrechtlichen Anforderungen an Unternehmen sind in den letzten
Jahren deutlich gestiegen. Neben der Stellung eines Datenschutzbeauftragten werden die Erfüllung verschiedener gesetzlicher Anforderungen durch den Unter-nehmer und den Beauftragten für den Datenschutz gefordert. Neben der Beratung und Schulung durch unsere Juristen bieten wir Ihnen die Übernahme aller Aufgaben im Rahmen des Datenschutzes sowie die Stellung des Datenschutzbeauftragten an.
Betrieblicher Datenschutzbeauftragter
Ein Überblick
Gemäß § 4 f BDSG haben Unternehmen, die personenbezogene Daten automatisiert erheben, verarbeiten und nutzen, einen Beauftragten für den Datenschutz schriftlich zu bestellen, wenn mehr als vier Beschäftigte mit dieser Aufgabe betraut sind. Personenbezogene Daten sind neben Personaldaten z.B. Geburtsdatum, Telefonnummer, E-Mailadresse, IP- Adresse. Für die in Unternehmen bestellten Datenschutzbeauftragten hat sich die Bezeichnung „betrieblicher Datenschutzbeauftragter“ etabliert.
A Aufgaben und Stellung des betrieblichen Datenschutzbeauftragten
I. Mitwirkung bei der Gewährleistung der Einhaltung von Gesetzen
Die gesetzlich dem betrieblichen Datenschutzbeauftragten zugewiesenen Aufgaben sind in § 4g BDSG definiert. Nach dieser Bestimmung wirkt der betriebliche Datenschutzbeauftragte auf die Einhaltung des BDSG „und anderer Vorschriften über den Datenschutz hin“. Die Verantwortung für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen trifft im juristischen Sinn jedoch zunächst den Rechtsträger des Unternehmens, also entweder eine natürliche oder eine juristische Person.
- Beratungsaufgaben
Die Beratungsfunktion stellt die zentrale Aufgabe des betrieblichen Datenschutzbeauftragten dar. Diese Beratungsfunktion erstreckt sich keinesfalls ausschließlich auf eine gutachterliche, juristische Tätigkeit im Hinblick auf vorgefundene Sachverhalte und ihre datenschutzrechtliche Bewertung. Die Aufgabe des betrieblichen Datenschutzbeauftragten sollte es sein, das operative Ziel des Unternehmens zu unterstützen und dabei darauf zu achten, dass geltende datenschutzrechtliche Bestimmungen nicht verletzt werden.
- Schulungsaufgaben
Die Schulung des Personals im Bereich Datenschutz und Datensicherheit ist eine unmittelbare gesetzliche Aufgabenstellung des betrieblichen Datenschutzbeauftragten. Diese wird in
- Allgemeine Schulungsaufgaben
- Verpflichtung auf das Datengeheimnis unterteilt
- Kontrollaufgaben
Der betriebliche Datenschutzbeauftragte hat eine umfassende Kontrollaufgabe im Hinblick auf die datenschutzrechtliche Unbedenklichkeit jeglicher Aktivitäten innerhalb eines Unternehmens, die in Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten steht.
- Registeraufgaben
Gemäß § 4g Abs. 2 in Verbindung mit § 4e Satz 1 Nr. 1—9 BDSG ist dem betrieblichen Datenschutzbeauftragten von der verantwortlichen Stelle eine Übersicht über DV-Systeme, mit denen automatisiert personenbezogene Daten verarbeitet werden, zur Verfügung zu stellen. Diese hat gesetzlich definierte Mindestangaben zu enthalten.
II. Organisatorische Aufgaben
Ab einer bestimmten Größenordnung muss sich ein betrieblicher Datenschutzbeauftragter über die Organisation seiner Beratungs-, Schulungs- und Kontrollfunktionen Gedanken machen. Damit besteht für ihn die Pflicht, ein auf die organisatorische Ausgestaltung des Unternehmens aufbauendes Konzept für die Organisation der Aufgabenerledigung im Bereich des Datenschutzes zu entwickeln bzw. fortzuentwickeln. (Datenschutzkonzept)
Auch sollte eine Aufbau- und Ablauforganisation des Datenschutzes in einem Unternehmen eingeführt werden.
III. Bestellung und formale Position innerhalb des Unternehmens
a) Interner betrieblicher Datenschutzbeauftragter
Gemäß § 4f Abs. 1 BDSG ist der betriebliche Datenschutzbeauftragte vom Unternehmen schriftlich zu bestellen. Hierfür ist also ein Dokument erforderlich, das von einem befugten Vertreter des Rechtsträgers des Unternehmens zu unterschreiben und vom betrieblichen Datenschutzbeauftragten gegenzuzeichnen ist.
Die Bestellung hat den Charakter einer besonderen Vereinbarung (Arbeitsvertragsänderung) und kann nicht im Wege des arbeitsrechtlichen Direktionsrechts auf einen Beschäftigten übertragen werden.
Nach § 4f Abs. 3 Satz 1 BDSG ist der betriebliche Datenschutzbeauftragte der Leitung eines Unternehmens unmittelbar zu unterstellen. Aus dem Wortlaut der Vorschrift ergibt sich direkt, dass ein Mitglied der Unternehmensleitung nicht zum betrieblichen Datenschutzbeauftragten bestellt werden kann.
b) Externer betrieblicher Datenschutzbeauftragter
Nach dem BDSG muss der betriebliche Datenschutzbeauftragte nicht zwingend Beschäftigter des eigenen Unternehmens sein. So kann es insbesondere bei kleineren Unternehmen sinnvoll sein, einen externen Datenschutzexperten zum betrieblichen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Es ist nur die Bestellung einer Person und nicht eines Unternehmens möglich.
IV. Qualifikation des betrieblichen Datenschutzbeauftragten
a) Fachkunde
Es wird Fachkompetenz in Bezug auf EDV- Grundkenntnisse, Grundkenntnisse im allgemeinen Datenschutzrecht sowie im Bereich der datenschutzrechtlich relevanten Bestimmungen des BetrVG, Kenntnisse der Aufgaben-, Struktur- und Funktionsweise des Unternehmens sowie Schulungskompetenz gefordert.
b) Zuverlässigkeit
Im Hinblick auf die Zuverlässigkeit des betrieblichen Datenschutzbeauftragten und seines Hilfspersonals sind deren Lernfähigkeit und Selbständigkeit sowie die Sensibilität für die betrieblichen Interessen und die Datenschutzbelange der Kunden und Mitarbeiter der Betriebe und sonstiger von der Datenverarbeitung Betroffener von besonderer Bedeutung
B. Arbeitsrechtliche Stellung
Als Besonderheiten im Hinblick auf die arbeitsrechtliche Stellung des betrieblichen Datenschutzbeauftragten können das gesetzliche Benachteiligungsverbot, die Haftung des betrieblichen Datenschutzbeauftragten und der verstärkte Kündigungsschutz wegen der eingeschränkten Möglichkeiten zum Widerruf der Bestellung angesehen werden.
Ein umfassender Kündigungsschutz, der eine betriebsbedingte ordentliche Kündigung des betrieblichen Datenschutzbeauftragten unter keinen Umständen als sozial gerechtfertigt erscheinen lassen kann, lässt sich aus der Vorschrift kaum ableiten; jedoch von einem verstärkten Kündigungsschutz, der sich insbesondere bei der Notwendigkeit betriebsbedingter Entlassungen niederschlagen kann, ist auszugehen.